Le temps, c’est de l’argent, dit-on, et pour gagner en efficacité dans la vie comme au travail, il faut savoir l’utiliser à sa juste valeur. Pour bien gérer votre temps, vous devez d’abord définir vos objectifs. Ensuite, vous adoptez les bonnes stratégies pour les atteindre. Cet article vous conseille au sujet de la bonne gestion du temps.
Définir les objectifs à atteindre
Si vous voulez gagner en efficacité et en productivité, inutile de courir plusieurs lièvres à la fois. Il vous faut juste un cap à tenir. Définissez alors vos objectifs et organisez-vous. Pour y parvenir, commencez par déterminer avec précision les exigences de votre travail. Ensuite, fixez-vous des objectifs personnels par rapport à ces exigences. Vous êtes amené à préciser vos buts immédiats, mais aussi vos objectifs à long terme.
Vos intentions doivent prendre la forme d’un résultat concret et précis. Persévérez à atteindre vos objectifs de la journée quels que soient les imprévus, afin d’éviter la procrastination. À la fin de la journée, prenez le temps d’évaluer votre efficacité et votre productivité pour les améliorer.
Faire l’inventaire des tâches et établir un planning
Vos objectifs doivent être mis noir sur blanc pour tout planifier comme il faut. Détaillez-les afin de mesurer avec précision toutes les obligations qui vous attendent. Vous établissez alors la liste de toutes les tâches à accomplir pour parvenir à vos fins. Détaillez la réalisation de chaque tâche pour vous donner une idée du temps qu’elle pourra vous prendre.
Une fois que les tâches à accomplir sont répertoriées, il est temps d’attribuer une priorité à chacune d’entre elles. Pour faire simple, utilisez la méthode ABCDE pour établir la priorité. A indique une tâche prioritaire et urgente, B une tâche importante moins urgente, C une tâche moins importante, D une tâche sans importante, et E une tâche pouvant être négligée. Évitez surtout d’intégrer les broutilles aux priorités.
Ensuite, vous étalez les tâches importantes sur votre journée et sur votre semaine de travail. Cet établissement du planning vous prendra du temps, mais il en vaut vraiment la peine pour avoir le contrôle sur votre temps.
Fixer des délais réalisables
Il faut évidemment fixer les délais de réalisation de vos obligations, mais évitez surtout de sous-estimer le temps qu’une tâche prendra. Déterminez ces délais en fonction du temps disponible pour la totalité des charges et de la disposition des ressources humaines et matériels qui vous seront utiles.
Il est également important de prévoir une marge de 20 % pour que vos objectifs restent atteignables, même en cas d’imprévu. Détaillez vos prévisions de délai et prévoyez les étapes à court et à long terme.
Bien investir le temps dont on dispose
Bien gérer votre temps sert à rentabiliser vos journées, et non pas à les occuper davantage. Il est alors question de bien investir le temps dont vous disposez pour travailler, afin d’atteindre vos objectifs.
En ce sens, pour être de plus en plus efficace et productif, vous devez augmenter votre capacité de concentration au travail. Rien ne sert de précipiter si votre planning a été bien étudié. Réalisez simplement ce qui est prévu, en essayant de respecter le timing de vos objectifs de la journée, et la date butoir de votre objectif principal.
L’important est de trouver votre rythme, c’est-à-dire la routine d’exécution qui vous met à l’aise. Pour vous aider à garder votre rythme, laissez de côté toutes les activités non fructueuses qui vous font perdre du temps et de l’énergie.
Il est aussi important de terminer une tâche en une seule fois, car votre motivation peut descendre d’un niveau si vous y revenez. En revanche, si vous êtes débordé, vous serez moins productif. Trouvez alors le temps de prendre des petites pauses, ce temps mort doit être prévu dans votre planning.
Se faire encadrer dans la manière de gérer le temps
Si vous avez des difficultés à gérer votre temps, le mieux est de vous faire aider par un coach en management du temps. Jean-François Perchot, nous explique comment bien gérer son temps pour être le plus efficace possible. Ce consultant vous aide à avoir le contrôle de votre temps au quotidien. Vous lui exposerez vos objectifs et le temps dont vous disposez pour les atteindre.
Les chefs d’entreprise et les entrepreneurs ont plus besoin d’un tel encadrement pour augmenter leurs performances dans leur secteur d’activité.
