Le travail à distance s’est beaucoup démocratisé depuis l’apparition de la Covid-19. Le travail collaboratif prend une plus grande ampleur pour de nombreuses entreprises. Si c’est le cas de la vôtre, quels outils sont à privilégier et à maîtriser pour favoriser un tel travail collaboratif ?
Ce que sont les outils collaboratifs
Ce qu’on appelle outils collaboratifs sont des solutions mises à la disposition de plusieurs participants autour d’un même projet. Un tel outil permet de fédérer différents collaborateurs qui travaillent sur un projet commun. Il doit être facilement accessible pour que chacun puisse accéder et partager des datas, fichiers, informations, etc. Par exemple, grâce à un outil collaboratif, votre équipe peut mettre en place un planning commun et définir ensemble des actions stratégiques. Ces outils visent à fluidifier les échanges entre les parties prenantes. Mais bien sûr, pour que tout cela fonctionne correctement et pour réussir, ce ne sont pas les moyens techniques qui priment. Ce qui compte avant tout, ce sont des qualités telles que la communication, l’écoute et l’entraide.
Pour savoir quels outils utiliser pour favoriser le travail collaboratif, réfléchissez à ce que vous recherchez pour votre entreprise. Souhaitez-vous encourager l’intelligence collective ? Ou est-ce que vous cherchez à améliorer la productivité de vos employés ? Peut-être que votre priorité, c’est de leur inculquer l’esprit d’entraide et les rassembler ? Puis, regardez les outils dont vous disposez déjà pour éviter les doublons et si possible, optez pour un outil gratuit. Vérifiez si la prise en main est simple ainsi que la qualité du service client. Ensuite, faites votre choix sur la base du fonctionnement de votre entreprise. Pensez aussi au coût, est-ce que votre budget vous le permet ?
Parmi les outils collaboratifs les plus connus, il y a Skype, utile pour échanger avec vos collaborateurs en direct. Vous pouvez aussi vous en servir pour organiser des réunions et annoter des présentations PowerPoint. Skype permet aussi le partage d’écrans. Dropbox est un autre outil sur lequel vous pouvez sauvegarder vos fichiers et les partager ensuite aux participants. Avec ses applications pour mobile, vous pouvez emporter vos fichiers partout où vous allez.
Quels outils maîtriser pour un meilleur travail collaboratif ?
Les applications Google Workspace sont des outils de qualité pour favoriser le travail collaboratif. Pour rappel, Google Workspace est ce qui vous permet la création d’adresses pour votre domaine. Grâce à ces applications, vous ajoutez des alias e-mail. Il est alors possible de gérer l’ensemble de vos courriers électroniques dans une seule boîte de réception.
Voici d’autres possibilités de Google Workspace. Vous pouvez planifier des événements selon les horaires de tous les participants, grâce à l’Agenda. Puis, dans votre boîte de courriers Gmail, vous recevez directement des rappels de la prochaine réunion à laquelle vous êtes convié. Google Drive est là pour que vous y stockiez vos fichiers PDF, etc. A partir de votre appareil, vous créez et modifiez des feuilles de calcul avec d’autres utilisateurs en simultané.
Pour accéder à Google Workspace, inscrivez-vous en vous connectant à un registraire de nom de domaine Internet créé par Google ( Google Domains ). Sélectionnez votre domaine, ouvrez le menu et cliquez sur » e-mail ». Cliquez ensuite sur » S’inscrire à Google Workspace » et là, créez votre compte. Ajoutez des utilisateurs et ensuite, vous pouvez commencer à vous servir du service de visioconférence, à partager vos documents, etc. Évidemment, pour que ces outils collaboratifs apportent le résultat escompté, vous devez en maîtriser le maniement et le fonctionnement.
Pour avoir la maîtrise de ces différents outils collaboratifs, il est indispensable de se former. Pour ce faire, vous pouvez visiter https://www.learnperfect.fr qui propose des programmes de formations pour apprendre à utiliser les principaux outils et logiciels collaboratifs. La formation vous enseignera les principes du travail collaboratif et les applications Google permettant cette collaboration. Vous connaîtrez les applications tierces à Google et les Drive d’équipe. La formation comprend des conseils sur la manière de ne pas déranger le travail des autres sur Google Sheets et sur Google Docs. Grâce à la formation, vous connaîtrez et maîtriserez les autres applications Google pour un meilleur travail collaboratif. Il y a, par exemple, Hangouts Meet qui permet d’organiser une visioconférence et Google Agenda pour la conception d’un calendrier d’équipe. Il y a aussi Google Keep qui est une aide-mémoire et des notes partagées.
